Gérer une Task Force

le-groupe-aeronaval-archivesA plusieurs reprises dans ma fonction de manager, il m’est arrivé de devoir gérer une « task force« . Autrement dit, une mission temporaire, dans un cadre professionnel… plutôt… tendu…

Je voudrais profiter de cet article rapide pour vous partager quelques idées que j’applique dans ces cas particuliers.

A savoir que la task force est une mission contrainte dans le temps, généralement de l’ordre de quelques semaines (2 à 4 en moyenne pour mon expérience), mise en place pour régler quelques soucis, qui n’ont pas pu être prévus. Donc une tâche assez rapide, et risquée, dans laquelle il est attendu que les risques pris par le(s) décideur(s) soient mesurés.

Que faut il faire?

Réunir la meilleure équipe.

Il faut rapidement identifier qui va pouvoir remplir quelles tâches dans la task force. Le but est que dès le premier jour, les tâches soient clairement distribuées, et que chaque membre de l’équipe connaisse l’organisation globale.

Une communication orale à l’équipe doit entériner les choix d’organisation, dès ce premier jour. Elle est suivie d’une communication écrite, afin que chacun ait le document d’organisation de références

Communication first!

Dans les jours qui composent la task force, il faut garder l’équipe en charge sous un niveau de stress acceptable, car il est aisé de sombrer dans la panique. Pour aider à cela, mieux vaut communiquer avec transparence l’avancement des travaux, chaque jour. Pour ce bilan quotidien, je privilégie l’écrit. Cela permet de tenir informées les personnes qui ne sont pas sur site. Et c’est un moyen efficace de garder la confiance des hommes et des femmes qui aident à réaliser l’exploit.

La communication orale est bien sûr de mise, tout au long de chaque journée, mais elle n’est que partielle, ne pouvant disposer de toutes les ressources sous la main à chaque échange.

le QG

Sous cette dénomination ô combien prétentieuse, se cache une notion des plus importantes. Il doit y avoir un lieu servant de Quartier Général des opérations.

Dans nos task forces de projets informatiques, je recommande le tableau de post-it, avec états d’avancement. Bien que disposant d’outils informatiques à la pointe en période de cruise control, je préfère l’affichage préhistorique, sur ces petits bouts de papier multicolores, en période de crise.

Pourquoi? j’en reviens donc à la notion de « QG ». Dès qu’une décision est à prendre, il est très simple de réunir les quelques personnes décisionnaires qui vont en un coup d’œil, constater la situation temps réel, et en quelques simulations de positionnement de post-it, trouver la meilleure stratégie.

En conclusion,

l’ossature de la task force se décline donc d’après moi en trois membres principaux:

  • Organisation de l’équipe.
  • Communication sans défaut
  • Centre de décisions critiques
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