Organiser des réunions efficaces

Le problème dans de nombreuses sociétés, est l’inefficacité des réunions, et le fait qu’une grande partie de leurs participants s’y ennuient, pianotent sur leur PC ou téléphone, en attendant patiemment la fin.

Voici quelques astuces que nous utilisons pour rendre nos meetings les plus efficaces possibles.

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Ne participent que les volontaires

et les personnes qui ont quelque chose à dire. Ne pas dire un mot au cours d’une réunion, est une piste sérieuse de « qu’est ce que je fais ici? qui suis je? pourquoi? pour quoi? »

On imagine facilement que c’est un améliorateur conséquent de l’efficacité des réunions.

Les meetings sont des standups

Comme nos Scrums, il est intéressant d’essayer de généraliser cette tendance à toutes les réunions. Ensemble debout, devant un support, comme un écran plat, qui illustre le sujet de la réunion est une technique plutôt efficace.

La réunion a naturellement tendance à aller à l’essentiel et ne pas s’éterniser.

Les réunions durent 30 minutes maximum

Il est important de ne pas dépasser cette durée. Les réunions efficaces prennent entre 15 et 30 minutes. Cette théorie est basée sur notre expérience 🙂 et selon un protocole non scientifiquement établi. Juste au feeling, des points de cette durée montrent et remontrent que l’on avance très rapidement dans la prise de décisions.

Cette prise de décisions en devient beaucoup plus facilement axée sur les problèmes du quotidien

Toujours expliciter l’ordre du jour

Il n’y a rien de mieux que de créer une invitation intitulée « Changement process » et de ne rien communiquer dessus jusqu’au moment où commence cette réunion. Ce que je conseille, c’est d’aller voir les gens concernés au préalable pour les informer du pourquoi de la réunion, puis poser les invitations.

Et puis, faire cette étape permet de bien réussir le premier conseil de n’avoir que des volontaires et des personnes utiles dans son meeting.

Préparer le point en avance

Bon, là, c’est devenu tout naturel, mais quand on sait de quoi va parler le point, qu’on peut venir que s’il y a un intérêt à ce qu’on soit là, eh bien on va se mettre à préparer le point en avance. Easy.

Happy-cat

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